5 błędów popełnianych podczas rekrutacji – Sprawdź, czy ich nie popełniasz!

Jesień to dla niektórych: czas mobilizacji, realizacji postanowień i efektywnego zamknięcia ostatniego kwartału roku. W wielu firmach to także czas wzmożonych rekrutacji. Na portalach społecznościowych czy w sieci wrze od pomysłów, narzędzi i metod służących przeprowadzeniu skutecznych rekrutacji. Ale czy w tym całym wyścigu o idealnego pracownika, nie zapominamy o najważniejszym – prawie? W tym artykule przeczytasz o błędach prawnych popełnianych przez pracodawców w trakcie procesu budowania zespołu. Sprawdź, czy ich nie popełniasz i na co zwrócić uwagę!

Dlaczego prawo w rekrutacji jest ważne?

Być może uznasz to za pytanie retoryczne, ale należy je postawić na początku, nim przejdziemy do omawiania błędów rekrutacyjnych. Świadomość prawna w naszym kraju rośnie. Pracownicy, a więc także kandydaci na pracowników, są bardziej świadomi swoich praw niż kiedyś. Co więcej – śmielej zgłaszają się do prawników po poradę. To oznacza, że traktując prawo po macoszemu podczas rekrutacji, narażasz się nie tylko na konsekwencje prawne, ale także wizerunkowe i oczywiście finansowe.

Wyraźnie wskazuje na to orzecznictwo.

Przykład?

Kandydat do pracy zgłaszający się na ofertę pracodawcy dyskryminującą ze względu na płeć (art. 11³ KP), który nie został zatrudniony, może dochodzić odszkodowania w granicach tzw. ujemnego interesu (culpa in contrahendo) na podstawie przepisów o czynach niedozwolonych (art. 415 KC) (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 marca 2000 r.I PKN 314/99).

To dobitnie wskazuje na to, że w rekrutacji nie ma miejsca na samowolę. Oferty powinny być formułowane właściwie, a sam proces rekrutacyjny powinien odbywać się z poszanowaniem norm prawnych. Dodatkowo, jeżeli nie zadbamy odpowiednio o zabezpieczenie własnego biznesu, o problemy naprawdę nietrudno.

Na co więc zwracać uwagę i o czym pamiętać?

Po pierwsze RODO

Chyba nikogo nie zdziwi fakt, że duży nacisk jest kładziony na ochronę danych osobowych. RODO czy chcemy, czy nie,  jest z nami już od ładnych paru lat, a medialne ogłoszenia wysokich kar za nieprzestrzeganie przepisów, mają być dla wszystkich przestrogą. Jednak okazuje się, że na temat RODO nadal nie wiemy dostatecznie dużo.

Jak więc zadbać o kwestie ochrony danych osobowych podczas rekrutacji?

Zgoda na przetwarzanie

Uwaga, teraz obalimy największy mit rekrutacji – aplikacje bez zgody na przetwarzanie, nie będą rozpatrywane. Ile razy to przeczytałaś albo dodałaś do swojego ogłoszenia o pracę? Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim poradniku „Poradnik dotyczący zatrudnienia”[1], wyraźnie wskazuje:

„Zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

To znaczy, że kandydat, wysyłając do Ciebie swoje CV, jednocześnie potwierdza, że wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Sama czynność przesłania swojego CV już stanowi potwierdzenie wyrażenia zgody.

Całkiem przydatna informacja, prawda? 😊

Ale, żeby nie było tak kolorowo, to w pewnych przypadkach, zgoda jednak będzie potrzebna.

W jakich?

Kiedy, będziesz chciała zatrzymać CV kandydata i zostawić je na potrzeby przyszłych rekrutacji. Wówczas kandydat powinien mieć możliwość podjęcia świadomej i dobrowolnej decyzji czy wyraża na to swoją zgodę.

Zgodę taką możesz odpowiednio sformułować w ankiecie rekrutacyjnej czy też w odpowiednim miejscu dodając dedykowany ku temu checkbox.

Dane pracodawcy

Pozostając w temacie przetwarzania danych osobowych, oprócz kwestii zgody kandydata, nie można zapomnieć o obowiązku informacyjnym, czyli przekazaniu niezbędnych informacji podmiotu przetwarzającego dane kandydata, czyli przyszłym pracodawcy.

Do informacji tych zaliczamy:

• pełną nazwę i adres siedziby,

• dane kontaktowe inspektora ochrony danych (o został wyznaczony),

• wskazanie celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,

• znanych pracodawcy w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,

• określenie zamiaru transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),

• wskazanie okresu, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,

• przysługujące kandydatowi prawa do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,

• prawo do cofnięcia zgody kandydata,

• prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO,

• poinformowanie o dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.

Powyższe informacje powinny zostać udostępnione w sposób jasny, czytelny i łatwo, np. w treści ogłoszenia o pracę lub w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu CV.

Po drugie umowa przedwstępna

Kolejnym błędem, który możemy popełnić podczas rekrutacji, jest niedotrzymanie obietnicy zatrudnienia.

O co chodzi?

Wyobraź sobie sytuację, kiedy podczas rozmowy kwalifikacyjnej trafia się kandydat idealny. Jednakże w drodze do podjęcia współpracy jest pewna przeszkoda. Dajmy na to okres wypowiedzenia w obecnej firmie kandydata. Ani kandydat, ani przyszły pracodawca, nie chcą jednak dać za wygraną i aby zagwarantować sobie przyszłą współpracę zawierają pewnego rodzaju umowę. Umowę przedwstępną, która mówiąc krótko, jest promesą, jaką kandydat dostaje od przyszłego pracodawcy. I co to oznacza? Tyle, co umowa przedwstępna, którą reguluje kodeks cywilny. Niedotrzymanie jej w konsekwencji oznacza kłopoty prawne.

Jak można przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 13.08.2018 r. (VIII Pa 119/18):

Zawarcie umowy przedwstępnej, a następnie uchylanie się przez stronę od zawarcia umowy przyrzeczonej, może prowadzić do powstania dwóch roszczeń przewidzianych w art. 390 § 1 i §2 k.c. w zw. z 300 k.p.

Zgodnie z treścią art. 390 § 1 k.c., jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie przedwstępnej odmiennie określić zakres odszkodowania.

Po pierwsze, stronie przysługuje roszczenie o naprawienie szkody poniesionej przez to, że liczyła na zawarcie przyrzeczonej umowy (tzw. skutek słabszy). Odszkodowanie obejmuje zatem to, co strona miałaby, gdyby nie zawarła umowy przedwstępnej i nie czyniła przygotowań do zawarcia umowy definitywnej.

Wniosek, jaki można wyciągnąć z powyżej przytoczonego wyroku to przede wszystkim to, że zawarcie umowy przedwstępnej z przyszłym pracownikiem powinno się bardzo poważnie rozważyć. Konsekwencje wycofania się z takiej umowy, mogą bowiem słono kosztować.

To, co należy podkreślić na marginesie, to że nie należy umowy przedwstępnej mylić z listem intencyjnym, który w żaden sposób nie wiąże strony ani nie daje gwarancji zatrudnienia.

Po trzecie dane poufne Twojej firmy

Kolejnym błędem dotyczącym rekrutacji jest brak zabezpieczenia przyszłego pracodawcy. Mianowicie, zdarzają się rekrutacje, a właściwie rozmowy z potencjalnym pracownikiem lub podwykonawcą, w których siłą rzeczy, musimy przekazać informacje poufne dotyczące naszej firmy. A skoro to potencjalny podwykonawca, to też nie ma gwarancji, że podejmiemy współpracę. To rodzi ryzyko, że poufne informacje nie będą odpowiednio zabezpieczone, a sam kandydat może je wykorzystać podczas rozmów z naszą konkurencją.

Jak tego uniknąć?

Umową o zachowaniu poufności, którą można zawrzeć już na czas rozmowy kwalifikacyjnej. To nie tylko zobowiąże drugą stronę do zachowania w poufności informacji, które nam przekaże, ale także pokaże nas jako profesjonalistów dbających o swój biznes. Jest to więc narzędzie zabezpieczające Twój biznes i dyscyplinujące potencjalnego kandydata do pracy.

Po czwarte nieodpowiednie pytania

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej na pewno będziesz zadawać szczegółowe pytania kandydatom na Twojego pracownika. Układając je, musisz pamiętać, że powinny one się odnosić jedynie do kwestii związanych ze stanowiskiem, jakie oferujesz.

Jak wskazuje Urząd Ochrony Danych Osobowych:

Należy unikać zadawania pytań, które kandydata na pracownika mogą zawstydzić, lub naruszyć jego prawo do prywatności bądź dobra osobiste (np. dotyczących wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, życia prywatnego, rodzicielstwa czy planowanego potomstwa). W pewnych sytuacjach jednak, o ile wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, pracodawca może być uprawniony do zadania pytań niedyskretnych (np. pytanie starającego się o posadę nauczyciela w szkole publicznej czy był karany za przestępstwo popełnione umyślnie).

Zgodnie bowiem z kodeksem pracy:

Art. 11³. Jakakolwiek dyskryminacja w zatrudnieniu, bezpośrednia lub pośrednia, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy – jest niedopuszczalna.

Powyższe powinno wybrzmieć dość jasno – pytasz tylko o kwestie dotyczące stanowiska, które oferujesz. Nie powinno Cię interesować płeć kandydata czy jego przynależność polityczna. W przeciwnym razie, kiedy z takich właśnie względów nie zatrudnisz danego kandydata i zostanie to udowodnione, czekają Cię konsekwencje prawne.

Po piąte zdjęcie w CV

Kandydat na pracownika sporządzając swoje CV, pierwsze co robi to…wstawia zdjęcie! Wybiera takie, które zrobi wrażenie, które przekona do zaproszenia go na rozmowę kwalifikacyjną.

Niestety takie działanie i taka praktyka, nie są wskazane. A wręcz zakazane. Jeżeli ogłaszasz rekrutację i spływają do Ciebie CV kandydatów na Twojego pracownika, kryterium wyboru potencjalnego pracownika powinny być oczywiście jego kompetencje, a nie wygląd.

Czy możesz wymagać od kandydata do pracy zdjęcia w CV?

Wymaganie od kandydatów zdjęcia w CV jest całkowicie niedopuszczalne. Co więcej – takie zbieranie danych jest po pierwsze zbędne, a po drugie może stanowić przejaw dyskryminacji.

Jakie rozwiązanie przyjąć?

Skoro już wiesz, że zdjęcie to nie wyznacznik jakości i pracowitości Twojego przyszłego pracownika, to jak w takim razie dobrze i bezpiecznie wybrać przyszłego pracownika?

Obecnie popularne jest wypełnianie ankiet i rozwiązywanie zadań, bez konieczności wysyłania i analizowania CV. Uważam, że jest to bardzo dobre podejście, nie tylko pozwalające na zbadanie predyspozycji przyszłego pracownika już na starcie, ale przede wszystkim na uniknięcie podejrzeń o dyskryminację i ogarniania całego RODO. No bo skoro już zbierasz dane takie jak zdjęcie, to musisz wziąć pod uwagę również RODO.

Podsumowanie

Podsumowując, pamiętaj że rekrutacja to proces, w którym celem jest nie tylko znalezienie idealnego kandydata, ale także odpowiednie korzystanie z narzędzi prawnych celem zabezpieczenia swojego biznesu i uniknięcia kłopotów prawnych. Warto to wziąć pod uwagę, aby skupić się już tylko na efektywnym powiększeniu zespołu.

[1] https://uodo.gov.pl/pl/138/545

O autorce:

Izabela Kaźmierczak-Kamiennik

Prawnik, ekspert prawa pracy i umów w biznesie. Obowiązki i rola pracodawcy, kompleksowa ochrona danych osobowych, prawa pracownika oraz konstruowanie przejrzystych i korzystnych umów to obszary, w których doskonali się cały czas.
Jej misją jest wspieranie przedsiębiorców w byciu świadomym i profesjonalnym pracodawcą, poprzez wskazywanie odpowiednich narzędzi prawnych celem minimalizowania sytuacji kryzysowych i prowadzenia biznesu w sposób płynny. Jest także autorką artykułów dotyczących prawa pracy, które publikowane były m.in. w„Dzienniku Gazecie Prawnej”, portalu „Mamo, pracuj”, czy dwumiesięczniku „Kosmetologia estetyczna”. W czerwcu 2021 roku została zaproszona (jako ekspert prawa pracy) do programu „Pytanie na śniadanie”, podczas którego przedstawiała prawa młodych matek wracających na rynek pracy po urlopach związanych z macierzyństwem.Jest także autorką e-booka „Nie tylko Twój pracownik ma prawa. 15 pytań, na które musisz znać odpowiedź, by bronić swoich praw”. Praca jest jej pasją. Z takim nastawieniem i zaangażowaniem podchodzi do każdego nowego zlecenia, do każdego klienta.