Rozmowa ewaluacyjna – niedoceniane i skuteczne narzędzie dla managera?

Rozmowa ewaluacyjna wśród wielu osób wywołuje nieprzyjemne skojarzenia. Nic dziwnego, przez lata do worka opatrzonego tą nazwą wrzucano każdą rozmowę z pracownikiem, także tę dyscyplinującą lub zwalniającą ze stosunku pracy. Niestety – ze szkodą i dla pracownika i dla pracodawcy.

Problem skutecznego motywowania pracowników to od lat jedno z wyzwań, które managerom, szefom czy liderom spędza sen z powiek. Przecież ludzie są tak różnorodni i działają na nich różne bodźce. Jak traktować ich sprawiedliwie, a jednocześnie zachowując indywidualne podejście i dobierając odpowiednie metody motywacyjne?

To nie lada wyczyn, ale warto się tego trudu podjąć, tym bardziej w czasach pandemii, gdzie praca zdalna uwypukliła ten problem. Godziny spędzone na home office tylko na początku wydawały się być atrakcyjne, a w rzeczywistości przyczyniły się do poczucia odizolowania od firmy. Pracownicy tracą emocjonalny związek z firmą, brakuje im ludzkich interakcji, spotkań, rozmów.

 Co możesz z tym zrobić jako lider, manager, szef?

Przeprowadź rozmowy ewaluacyjne! Tak, to doskonałe narzędzie, które właściwie zastosowane może znacząco podnieść motywację pracownika, wzbudzić w nim chęci do rozwoju i dać mu poczucie wsparcia.

Czy wiesz jakie wg badań są najczęstsze powody, braku zaangażowania pracownika? Zobacz:

• niedopasowany zakres obowiązków do umiejętności i naturalnych predyspozycji pracownika;

• nieprzyjemna atmosfera w pracy, w zespole;

• niejasne informacje, brak planu działania;

• poczucie niedocenienia, brak uznania, które powodują lub pogłębiają poczucie niskiej wartości;

• niewystarczające przygotowanie do pracy, brak informacji zwrotnej.

Myślę, że przynajmniej jedno z tych odczuć znasz, a może i więcej… A ja marzę, aby nikt z nas nie miał takich doświadczeń.

Tym jednym narzędziem możesz temu zaradzić!

Przygotowałam dla Ciebie materiał, w którym mówię o tym, jak takie rozmowy ewaluacyjne przeprowadzane są u nas w Zespole, jak często i co nam dają. Z nagrań dowiesz się:

1. Na jakie pytania odpowiadają pracownicy RBC?

2. Dlaczego takie pytania są im zadawane?

3. Co dzięki takim pytaniom można uzyskać?

Nauczysz się krok po kroku, jak przygotować się do takiej rozmowy. Co należy zrobić przed, jak zaopiekować rozmowę w trakcie i o co zadbać po jej zakończeniu.

Dołącz na pokład kursu teraz i przekonaj się, jak to narzędzie może Ci pomóc w zarządzaniu zespołem.

Kiedy przeprowadza się rozmowy ewaluacyjne

Najczęstszy błąd nie dotyczy tego, jak taką rozmowę poprowadzić, tylko kiedy. Rozmowa ewaluacyjna wrzucona w przypadkowy moment — bo akurat coś się wydarzyło albo ktoś złożył wypowiedzenie — nie jest ewaluacją. Jest reakcją.

U nas ewaluacje są ostatnim punktem zamykania roku i mają stałe miejsce w kalendarzu. Najpierw narada kierownicza z podsumowaniem wyników, potem grudniowe spotkanie z całym zespołem, a dopiero na końcu rozmowy indywidualne. Kolejność nie jest przypadkowa: kiedy siadasz z konkretną osobą, oboje wiecie już, jak poszło firmie i dokąd ona zmierza. Bez tego kontekstu rozmowa o czyimś rozwoju wisi w próżni.

Cały ten rytm opisałam osobno: podsumowanie roku w firmie krok po kroku.

Kto z kim rozmawia

Kaskadowo. Właściciel z kierownikami, kierownicy z członkami swoich zespołów. Nie właściciel ze wszystkimi — bo przy kilkunastu osobach to albo się nie odbędzie, albo odbędzie się pobieżnie.

Ten układ ma skutek uboczny, który jest wart tyle co sama ewaluacja: kierownik, który sam właśnie przeszedł przez taką rozmowę, dużo lepiej rozumie, jak ją poprowadzić dalej.

Przygotowuje się PRACOWNIK, nie tylko szef

To jest różnica, która decyduje o wszystkim. Ewaluacja to nie jest kazanie wygłoszone z notatek.

Osoba zapraszana na rozmowę dostaje z wyprzedzeniem listę obszarów, do których ma się przygotować — te same, o których będziecie rozmawiać. Przychodzi więc z własnym podsumowaniem roku, własną oceną tego, co poszło dobrze, i własnymi potrzebami na kolejny rok.

Bez tego dostajesz monolog przełożonego i milczącą drugą stronę, która czeka, aż się skończy. Z tym — dostajesz rozmowę dwóch przygotowanych osób. To jedna wysłana wcześniej wiadomość, a zmienia charakter całego spotkania.

Gdzie ją przeprowadzić — i gdzie na pewno nie

Tak: osobne pomieszczenie, zamknięte drzwi, wyłączony telefon, zarezerwowany czas z zapasem. Jeśli pracujecie zdalnie — wideorozmowa z włączonymi kamerami, umówiona z wyprzedzeniem, a nie „wpadnij na chwilę”.

Nie: przy biurku na open spisie, w przelocie na korytarzu, w ostatnim kwadransie przed czyimś wyjazdem, na firmowej imprezie. I nie przy okazji innej sprawy — rozmowa ewaluacyjna doklejona do omawiania bieżącego projektu przestaje być ewaluacją.

Struktura, która się sprawdza

1. Zacznij od tego, jak tę osobę widzisz — konkretnie, na przykładach z całego roku, nie z ostatniego miesiąca.
2. Oddaj głos i słuchaj dłużej, niż mówisz. Osoba przygotowana ma co powiedzieć; jeśli mówisz przez 80% czasu, przygotowanie poszło na marne.
3. Obszary do wzmocnienia — bez owijania, ale i bez listy zarzutów. Jedna, najwyżej dwie rzeczy, nad którymi realnie da się popracować w rok.
4. Czego ta osoba potrzebuje od Ciebie, żeby zrobić kolejny krok. To pytanie zadaje się rzadko, a odpowiedź bywa najtańsza do spełnienia.
5. Ustalcie konkret na piśmie — jeden obszar rozwoju, jedno szkolenie, jedna zmiana w zakresie obowiązków. Ustalenia bez zapisu nie przetrwają do lutego.

Pięć rzeczy, które psują ewaluację

Ocenianie ostatniego miesiąca zamiast roku. Pamiętamy to, co świeże. Dlatego notatki robi się na bieżąco, a nie dzień przed rozmową.

Wyolbrzymianie jednej sytuacji. Jeden nieudany projekt nie jest podsumowaniem dwunastu miesięcy.

Łączenie ewaluacji z rozmową o podwyżce w tym samym zdaniu. Jeśli oba tematy mają się pojawić, powiedz o tym wcześniej — inaczej cała rozmowa będzie o pieniądzach, a nie o rozwoju.

Zaskakiwanie. Nic, co pada na ewaluacji, nie powinno być dla drugiej strony nowością. Poważny problem omawia się wtedy, gdy się pojawia, a nie odkłada na grudzień.

Brak ciągu dalszego. Ustalenia, do których nikt nie wraca przez rok, uczą zespół, że te rozmowy są rytuałem. Wystarczy krótkie sprawdzenie po kwartale.

Najczęstsze pytania

Czy ma sens przy zespole dwuosobowym?
Tak. Im mniejszy zespół, tym rzadziej mówi się o rozwoju, bo „przecież widzimy się codziennie”. Codzienna praca nie zastępuje rozmowy o kierunku.

Jak często?
Pełna ewaluacja raz w roku, plus krótkie sprawdzenie ustaleń po kwartale albo półroczu.

Ile powinna trwać?
Tyle, żeby nie patrzeć na zegarek. Zarezerwuj więcej czasu, niż zakładasz — rozmowa ucięta w połowie robi więcej szkody niż przełożona.

Co, jeśli ocena obu stron mocno się różni?
To najcenniejszy wynik, jaki może dać ta rozmowa. Rozbieżność znaczy, że przez rok brakowało informacji zwrotnej — i to jest wniosek dla obu stron.

Czy ewaluacja to miejsce na rozstanie?
Nie. Decyzja o rozstaniu nie zapada na rozmowie o rozwoju i nie powinna być na niej ogłaszana.

Jeśli z ewaluacji wyjdzie, że ktoś jest przeciążony, kolejnym krokiem zwykle nie jest rekrutacja, tylko poprawne oddanie zadań. A jeśli rozmowa dotyczy osoby wracającej po dłuższej nieobecności — tu opisałam, jak przeprowadzić taki powrót.