Sukcesja w firmie – wskazówki prawne

Zadbaj o ciągłość swojej firmy na wypadek śmierci

Prowadzenie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej ma wiele zalet – najważniejsze z nich to szybka ścieżka do rozpoczęcia działalności, relatywnie proste rozliczenia podatkowe, łatwość w podejmowaniu decyzji. Wśród wad jest jedna, o której większość osób stara się nie myśleć – co stanie się z przedsiębiorstwem po śmierci właściciela? Wydarzenia, z którymi mierzy się świat na przestrzeni ostatnich dwóch lat w sposób wyjątkowy unaoczniają, jak nieprzewidywalna może być otaczająca nas rzeczywistość. Od kilku lat jest na to proste rozwiązanie w postaci tzw. zarządu sukcesyjnego. 

Jednoosobowa działalność gospodarcza to wciąż najpopularniejsza forma prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Według danych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) na dzień 1 stycznia 2022 r. w Polsce było aż 2,58 mln aktywnych jednoosobowych przedsiębiorstw. To duża część polskiej gospodarki, która uzależniona jest w dużej mierze od losów poszczególnych właścicieli.

Jak było przed 2018 r.?

Do 2018 r. takie przedsiębiorstwa – w sensie formalnym – po prostu znikały z gospodarczego krajobrazu wraz ze śmiercią ich właściciela. Wynikało to z faktu, że istnienie przedsiębiorstwa osoby fizycznej było ściśle powiązane z osobą jego właściciela – jej śmierć powodowała, że przedsiębiorstwo w sensie prawnym również kończyło swój byt. Podlegało wykreśleniu z CEiDG, traciło numery rejestrowe, zawarte umowy wygasały (w tym umowy z pracownikami). Ponadto wygasały także decyzje administracyjne, które często były niezbędne do prowadzania danej działalności.

Majątek przedsiębiorstwa (a szerzej – majątek zmarłego) podlegał dziedziczeniu, ale nie mógł być on wykorzystany w ramach istniejącego przedsiębiorstwa zmarłej osoby. Spadkobiercy zmarłego musieli na gruzach takiego przedsiębiorstwa próbować ratować to, co było możliwe do uratowania, np. poprzez rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej czy powołanie spółki. Przy znanym i wąskim kręgu spadkobierców szanse na uratowanie czegokolwiek wzrastały, choć wciąż było to niełatwe zadanie. W sytuacjach, gdy było wielu spadkobierców lub ich krąg trzeba było dopiero ustalić, albo gdy nie mogli oni się porozumieć, sytuacja stawała się fatalna.  Praktycznie nie było możliwości kontynuacji działalności zmarłego przedsiębiorcy.

Często na jakiekolwiek działania było już po prostu za późno. W praktyce można było spotkać przypadki, w których zarówno spadkobiercy, jak i pracownicy chcieli ratować biznes zagrożony po śmierci właściciela, ale sytuacja była na tyle dynamiczna i skomplikowana prawnie, że nie udawało im się tego zrobić.

Taka sytuacja miała negatywne konsekwencje dla obrotu gospodarczego. Następstwa śmierci jednoosobowego przedsiębiorcy dotykały bowiem znacznie szerszego kręgu podmiotów niż tylko jego spadkobierców czy najbliższych współpracowników. Z dnia na dzień zawarte umowy nie były

wykonywane, zobowiązania publicznoprawne przestawały być opłacane, a ludzie tracili miejsca pracy. W 2018 r. pojawiła się odpowiedź w postaci tzw. przedsiębiorstw w spadku i zarządu sukcesyjnego.[1]

Czym jest zarząd sukcesyjny?

Zarząd sukcesyjny to rozwiązanie prawne, które pozwala na tymczasowe kontynuowanie działalności przedsiębiorstwa po śmierci jego właściciela. Element tymczasowości jest tu bardzo istotny – zarząd sukcesyjny wygasa po dwóch latach od śmierci przedsiębiorcy. Jedynie z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres na czas maksymalnie 5 lat. W praktyce jednak 2 lata to okres wystarczający do tego, aby uporządkować sprawy spadkowe i podjąć decyzję co do dalszych losów przedsiębiorstwa w spadku. Może na to wystarczyć nawet kilka miesięcy. W tym okresie można albo w sposób uporządkowany zakończyć działalność albo przenieść ją i prowadzić pod inną formą prawną oraz na swój rachunek.

Ustawa wprowadza pojęcie tzw. przedsiębiorstwa w spadku, czyli ogółu składników niematerialnych (np. prawa do oprogramowania komputerowego, prawo do logotypu, know-how etc.) i materialnych (maszyny, samochody, urządzenia biurowe etc.), przeznaczonych do wykonywania działalności gospodarczej przez zmarłego przedsiębiorcę, które stanowiły jego w mienie w chwili jego śmierci. Przedsiębiorstwo w spadku trwa pomimo śmierci jego właściciela – to najważniejsza zmiana wprowadzona Ustawą.

Kim jest zarządca sukcesyjny i jak go powołać?

Zarządca sukcesyjny to osoba, której zadaniem jest zarząd przedsiębiorstwem w spadku. Może zostać powołany przez samego przedsiębiorcę albo (w uproszczeniu) przez jego spadkobierców. Warto pamiętać, że o tzw. sukcesję w przedsiębiorstwie można zadbać jeszcze za życia – w natłoku codziennych obowiązków i dążeniu do rozwoju firmy rzadko myśli się o tak dalekiej przyszłości. Potwierdzają to statystyki – analiza Grant Thorton ujawniła, że zaledwie ok. 1% aktywnych przedsiębiorców ustanowił zarządców sukcesyjnych. To bardzo mało, zwłaszcza biorąc pod uwagę, jak niewielu formalności wymaga takie działanie.

Jakie to formalności? Zarządcą sukcesyjnym może być tylko osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Co ważne, zarządca sukcesyjny może być całkowicie obcy dla samego zmarłego przedsiębiorcy, jak i dla jego rodziny lub jego spadkobierców.

Zarządcę sukcesyjnego każdy przedsiębiorca za życia może powołać na dwa sposoby – albo poprzez wskazane konkretnej osoby fizycznej, albo poprzez zastrzeżenie, że ustanowiony prokurent po śmierci przedsiębiorcy stanie się zarządcą sukcesyjnym. Osoba, która ma być zarządcą sukcesyjnym, musi wyrazić na to zgodę. Powołanie zarządcy sukcesyjnego powinno zostać zgłoszone do CEIDG. Procedura jest bardzo prosta i nie zajmuje wiele czasu – nie wymaga też zachowania specjalnej formy poza

pisemną. Nie jest potrzebna zatem wizyta u notariusza, ani dokonywanie innych czynności urzędowych.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy nie wiąże się dla niego z żadnym ryzykiem. Po pierwsze, tak powołanego zarządcę można zawsze odwołać. Po drugie, powołana osoba za życia właściciela nie ma żadnych praw do przedsiębiorstwa – nie może nim zarządzać, nie może o nim decydować, nie może z niego korzystać. Jej rola rozpoczyna się dopiero z chwilą śmierci właściciela przedsiębiorstwa.

Jeżeli nie dojdzie do powołania zarządcy sukcesyjnego za życia przedsiębiorcy, to jeszcze nic straconego. W takiej sytuacji zarządcę sukcesyjnego można powołać w ciągu dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy. Krąg osób, które mogą to zrobić, jest jednak ograniczony:

• małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku (czyli taki małżonek, który dziedziczy po zmarłym),

• spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek (chodzi o takie dziedziczenie, do którego nie dochodzi na podstawie testamentu, bo np. nigdy nie został on sporządzony),

• spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek,

• zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Czynności związane z powołaniem zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy wymagają już jednak wizyty u notariusza. W przeciwnym razie będą nieważne. Notariusz pomoże przygotować stosowne dokumenty, wskaże co będzie potrzebne i dokona zgłoszenia do CEIDG.

W praktyce okazują się to najczęstsze przypadki ustanowienia zarządu sukcesyjnego. Śmierć przedsiębiorcy stawia bowiem jego spadkobierców przed koniecznością szybkiego ustalenia planu dalszego działania – wówczas profesjonalni doradcy (np. księgowi czy prawnicy) wskazują na zarząd sukcesyjny jako potencjalne rozwiązanie problemu.

Zarządca sukcesyjny i co dalej?

Pełnienie funkcji zarządcy sukcesyjnego nie oznacza wprost jedynie prawa i obowiązku prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Taka osoba posługuje się własnymi danymi obok firmy zmarłego przedsiębiorcy, którą dodatkowo oznacza dopiskiem „w spadku”. Prowadząc działalność gospodarczą na co dzień można spotkać już takie firmy – nie trzeba się tego obawiać, można z nimi współpracować bez obaw. Co ważne, zarządca sukcesyjny nie działa na własny rachunek, lecz na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.

Co to w praktyce oznacza? To właściciele przedsiębiorstwa w spadku są odpowiedziani za zobowiązania związane z przedsiębiorstwem w spadku i to oni mają prawa do udziału w zysku (także udziału w stratach). Rozliczenia w tym zakresie prowadzi zarządca sukcesyjny, który za swoje czynności może otrzymywać wynagrodzenie (może swoją funkcję pełnić także nieodpłatnie). Konsekwentnie, zarządca sukcesyjny nie odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania (w tym długi) przedsiębiorstwa w spadku. Odpowiada jedynie za szkodę, którą spowodował swoim działaniem lub zaniechaniem poprzez niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków zarządcy sukcesyjnego. Nie jest to zatem funkcja reprezentacyjna albo taka, z którą nie wiąże się żadna odpowiedzialność. Decyzja o wyrażeniu zgody na bycie zarządcą sukcesyjnym powinna być wcześniej przemyślana.

Ustawodawca przewidział istotny obowiązek, który ciąży na zarządcy sukcesyjnym w związku z objęciem jego funkcji – chodzi o sporządzenie i złożenie przed notariuszem inwentarza przedsiębiorstwa w spadku. W inwentarzu należy ująć zarówno składniki przedsiębiorstwa w spadku, jak również długi spadkowe takiego przedsiębiorstwa.

Co się w praktyce stanie z moją firmą po mojej śmierci?

Przepisy Ustawy szczegółowo regulują sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa w spadku, tak w przypadku uprzedniego powołania zarządcy sukcesyjnego, jaki i w przypadku jego braku.

Przede wszystkim z chwilą śmierci przedsiębiorcy nie wygasają automatycznie stosunki pracy. Możliwe są dwa scenariusze:

• W przypadku, gdy nie powołano zarządcy sukcesyjnego, umowa o pracę wygasa z upływem 30 dni od dnia śmierci przedsiębiorcy (pracodawcy). Termin ten można przerwać poprzez zawarcie pisemnego porozumienia stron w sprawie kontynuowania stosunku pracy na dotychczasowych zasadach.

• W przypadku, gdy powołano zarządcę sukcesyjnego, wszelkie obowiązki przedsiębiorcy (pracodawcy) przejmuje zarządca sukcesyjny.

Z chwilą śmierci przedsiębiorcy nie wygasają także inne zawarte umowy. Zasadą jest ich kontynuacja, przy czym w braku powołania zarządcy sukcesyjnego, czyli w okresie niepewności, każda ze stron umowy może powstrzymać się od spełnienia swojego świadczenia. Wszelkie terminy wynikające z takich umów nie rozpoczynają się, a już biegnące ulegają zawieszeniu (np. nie dochodzi o naliczenia kar umownych lub odsetek za ten okres).

Na gruncie podatkowym również działa zasada kontynuacji – przedsiębiorstwo w spadku posługuje się dotychczasowym numerem NIP i pozostaje podatnikiem właściwych podatków (np. podatku VAT czy podatku dochodowego). Podobna kontynuacja następuje w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Nie wygasają także umowy o rachunki bankowe prowadzone dla przedsiębiorstwa w spadku, do których dostęp uzyskuje zarządca sukcesyjny.

Warto także odnotować, że z chwilą śmierci przedsiębiorcy nie wygasają od razu decyzje administracyjne, które umożliwiały prowadzenie określonej działalności (np. koncesje, licencje, zezwolenia). Wygasną one:

• po trzech miesiącach od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego, chyba że w tym czasie zarządca sukcesyjny złoży do właściwego organu wniosek o potwierdzenie możliwości ich wykonywania;

• po sześciu miesiącach od dnia śmierci przedsiębiorcy, jeśli nie został ustanowiony zarząd sukcesyjny.

A jeżeli nie ma zarządcy sukcesyjnego?

Jeżeli zarządca sukcesyjny nie został powołany przez przedsiębiorcę, to w okresie dwóch miesięcy po jego śmierci można podejmować czynności zachowawcze w celu ochrony majątku lub zachowania możliwości prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Na podjęcie decyzji o powołaniu zarządcy sukcesyjnego po śmierci przedsiębiorcy jest zatem czas. Co jednak ważne, czynność zachowawcze mogą podejmować tylko te osoby, które mogą powołać zarządcę sukcesyjnego. Do takich czynność nie jest uprawniona przykładowo księgowa czy też odpowiedzialny pracownik z przedsiębiorstwa w spadku.

Czynności zachowawcze to takie czynności, które są standardowo wykonywane w ramach zwykłej działalności przedsiębiorstwa – np. opłacanie rachunków, sprzedaż i wydawanie towarów, przyjmowanie zapłaty za towary lub usługi, kontynuowanie dotychczasowych relacji handlowych. W ramach takich czynności można również zawrzeć pisemne porozumienie o kontynuacji stosunku pracy z zatrudnionymi pracownikami do czasu ustanowienia i zakończenia zarządu sukcesyjnego lub do upływu czasu przeznaczonego na wyznaczenie zarządcy sukcesyjnego.

A Ty, jednoosobowy przedsiębiorco – czy powołałeś już zarządcę sukcesyjnego dla swojej firmy?

W naszej kulturze nie lubimy zastanawiać się, co będzie po śmierci naszej czy naszych bliskich. Nawet pisanie testamentów wciąż należy do rzadkości, choć widać w tym kierunku zmiany na lepsze. Warto już dziś zadbać o sukcesję i w ten sposób dzięki jednemu działaniu zabezpieczyć szereg ważnych dla siebie interesów. Po pierwsze, ochronić swój biznes, który często bywa budowany przez wiele lat ciężkiej pracy i wyrzeczeń. Po drugie, zadbać o swoich pracowników i współpracowników. Po trzecie zaś, być może najważniejsze, zadbać o swoich spadkobierców, przez którymi będzie rysował się jasny plan dalszego działania.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego powinno być standardową czynnością przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Taką procedurą bezpieczeństwa. To wyraz odpowiedzialności względem osób bliskich dla przedsiębiorcy, ale również względem pracowników, kontrahentów, dostawców.

[1] Obie instytucje zostały wprowadzone ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (w dalszej części zwana Ustawą).

Bartłomiej Irlik

Radca prawny, partner w kancelarii LegalHub Wojnarowska Ścigała Irlik. Prawnik specjalizujący się w obsłudze prawnej procesu budowlanego, ze szczególnym uwzględnieniem administracyjnoprawnych aspektów jego prowadzenia oraz problematyki umów o roboty budowlane. Doradza deweloperom, przedsiębiorcom budowlanym, a także indywidualnym inwestorom. Opiniuje, sporządza i negocjuje kontrakty związane z obrotem nieruchomościami oraz procesem inwestycyjnym.Jego zainteresowania zawodowe związane są także z prawem ochrony środowiska, ze szczególnym uwzględnieniem prawnych aspektów procedury oceny oddziaływania na środowisko. Wspiera przedsiębiorców w zakresie spełniania wymogów prawa ochrony środowiska, w tym w sprawach warunków wprowadzania substancji lub energii do środowiska, kosztów korzystania ze środowiska, a także w kwestiach wodnoprawnych oraz z zakresu gospodarowania odpadami. Prowadzi postępowania przed organami ochrony środowiska i sądami administracyjnymi. Zajmuje się również doradztwem prawnym dla podmiotów gospodarczych w sprawach korporacyjnych, w tym w sprawach kształtowania ustroju i organizacji wewnętrznej spółek oraz w sprawach z zakresu prawa pracy. Partner w Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik, nowoczesnej kancelarii prawnej która oprócz kompleksowej obsługi firm, specjalizuje się w prawie nieruchomości, ochrony środowiska i compliance.

Dziękujemy!