Zarządzanie sobą w czasie: 6 obszarów i przegląd sezonu

Doba ma 24 godziny i nic tego nie zmieni. A jednak dwie osoby z tą samą pracą, tą samą liczbą dzieci i tym samym kalendarzem kończą rok w zupełnie innym miejscu. Różnicy nie robi liczba godzin. Robi ją to, co zostało zdecydowane, zanim tydzień się zaczął.

Dlatego warto mówić nie o zarządzaniu czasem, tylko o zarządzaniu sobą w czasie. Czasem nie da się zarządzać — płynie tak samo każdemu. Da się natomiast zarządzać własnymi decyzjami: tym, co wchodzi do kalendarza i co z niego wypada. Poniżej znajdziesz gotowy system: najpierw przegląd, który robi się raz na sezon, potem sześć obszarów wartych wpisania do kalendarza, a na koniec checklistę, listę najczęstszych błędów i odpowiedzi na pytania, które wracają najczęściej.

Punktem wyjścia był odcinek, w którym Kamila Rowińska pokazuje własny rytuał planowania nowego sezonu — obejrzysz go poniżej, a jego rozwinięcie i praktyczne narzędzia znajdziesz w dalszej części tekstu.

Zarządzanie sobą w czasie to co innego niż zarządzanie czasem

Klasyczne „zarządzanie czasem” obiecuje, że po wdrożeniu odpowiedniej techniki zmieścisz w tygodniu więcej. To obietnica, której nie da się dotrzymywać w nieskończoność, bo tydzień ma sztywne 168 godzin i żadna aplikacja tego nie podniesie.

Zarządzanie sobą w czasie zaczyna się od innego pytania. Nie „jak zmieścić więcej?”, tylko „co ma się w tym tygodniu wydarzyć na pewno?”. Zmienia się jednostka pracy: przestajesz optymalizować minuty, a zaczynasz pilnować kilku rzeczy, które naprawdę mają znaczenie. (Rozróżnienie między zarządzaniem czasem a zarządzaniem sobą spopularyzował Stephen R. Covey — zob. źródła na końcu.)

Praktyczna konsekwencja jest jedna i jest niewygodna: jeśli coś nie ma daty, to nie istnieje. „Więcej ruchu”, „częściej rodzinnie”, „w końcu te badania” nie są planem. Planem jest wpis w kalendarzu z konkretną godziną.

I jeszcze jedno nieporozumienie, które warto rozbroić od razu: planowanie nie zabija spontaniczności. Kamila Rowińska zwraca uwagę, że jest dokładnie odwrotnie — plan można w każdej chwili zmienić, bo to Ty go ustawiłaś. Nie da się natomiast spontanicznie zmienić czegoś, czego nigdy nie było. Pusty kalendarz nie daje wolności, tylko przypadek.

Dlaczego wrzesień działa lepiej niż styczeń

Kamila Rowińska nazywa wrzesień „nowym styczniem” i trudno się z tym nie zgodzić, jeśli spojrzeć na to, jak faktycznie żyjemy. Rok szkolny wyznacza rytm nie tylko dzieciom: zmieniają się godziny wyjścia z domu, wracają zajęcia dodatkowe, kończy się urlopowa improwizacja. To realny reset, a nie umowna data w kalendarzu.

Styczeń ma pod tym względem trzy słabości. Wypada zaraz po świętach, czyli w najgorszym możliwym momencie na trzeźwą ocenę. Jest obudowany kulturą postanowień, które składa się głośno, a rozlicza po cichu. I dzieli rok tak, że pierwszą informację zwrotną dostajesz dopiero po dwunastu miesiącach.

Przegląd na przełomie sierpnia i września rozwiązuje wszystkie trzy. Masz za sobą osiem miesięcy — to wystarczająco dużo, żeby zobaczyć wzorzec, i wciąż cztery miesiące, żeby coś z tym zrobić. Jeśli wolisz przegląd półroczny, tę samą pracę możesz wykonać w lipcu — pisaliśmy o tym w tekście Podsumuj pierwsze 6 miesięcy roku.

Przegląd sezonu: sześć pytań, zanim cokolwiek zaplanujesz

Najczęstszy błąd w planowaniu to zaczynanie od listy. Zanim dopiszesz cokolwiek nowego, zrób rachunek z tego, co już jest. To autorski element rytuału Kamili Rowińskiej — ona robi go co roku w sierpniu, z całą rodziną.

1. W ilu procentach zrobiłam to, co sobie postanowiłam? Nie „czy”, tylko „w ilu procentach”. Odpowiedź „w dwudziestu” jest informacją. Odpowiedź „nie do końca” nie jest.
2. Czy to postanowienie w ogóle mi służy? Kamila Rowińska stawia to pytanie wprost i uznaje je za ważniejsze od pytania o wykonanie. Cel, który przestał mieć sens, nie zasługuje na to, żeby wrócić na listę w styczniu tylko dlatego, że raz się tam znalazł.
3. Czego jest w moim życiu za dużo? Wypisz. Nie oceniaj, po prostu wypisz.
4. Czego jest za mało? Ta lista bywa krótsza i trudniejsza. Zwykle to na niej są rzeczy, które naprawdę zmieniają rok.
5. Jaką lekcję wyciągam z tego, co się nie udało? Nie „dlaczego się nie udało” — to prosta droga do usprawiedliwień. „Co robię inaczej następnym razem”.
6. Jak wygląda budżet i jak wygląda zdrowie? Dwa obszary, o których myślimy codziennie i którymi zajmujemy się najrzadziej. Przegląd to jedyny moment, kiedy trafiają na kartkę razem.

Wynikiem przeglądu nie jest lista postanowień. Wynikiem są dwie krótkie listy — co skreślam i co dopisuję — plus wnioski, do których wrócisz za rok.

Sześć obszarów, które trafiają do kalendarza

Dopiero teraz zaczyna się planowanie. Kamila Rowińska wymienia sześć obszarów, które jej rodzina ustala przed każdym nowym sezonem. Kolejność nie jest przypadkowa: od tego, co domowe i codzienne, po to, co wymaga najdłuższego wyprzedzenia.

1. Nowy podział obowiązków domowych

Dzieci są co roku starsze i co roku dostają nowe przywileje. Warto, żeby razem z przywilejami przychodziły kompetencje. Nie chodzi o dodatkowy język czy tenis — chodzi o proste rzeczy z domu: ugotowanie kilku potraw, rozpakowanie zakupów, ogarnięcie własnego prania. To jednocześnie odciążenie dla dorosłych i realna nauka samodzielności. Jeśli oddawanie zadań przychodzi Ci z trudem, zajrzyj do tekstu Jak skutecznie delegować zadania.

2. Powrót do zajęć dodatkowych

Typowy scenariusz: zajęcia kończą się w czerwcu, wakacje je wygaszają, a wrzesień, październik i listopad mijają na „trzeba by wrócić”. Potem przychodzi styczeń i temat ląduje w postanowieniach noworocznych. Decyzję o powrocie podejmij teraz — i od razu wpisz godziny do kalendarza, razem z dowozem.

3. Rytuały rodzinne

Kiedy znasz plan lekcji, wiesz, którego dnia wszyscy są w domu o rozsądnej porze. To jest moment na ustalenie stałego punktu: wspólna kolacja w środę, sobotnie śniadanie, co drugi piątek wieczór tylko we dwoje. Rytuał ma jedną przewagę nad dobrymi chęciami — jest ogłoszony. Nastolatek wie, że w środę się nigdzie nie umawia, bo w środę jest kolacja. To, co nie zostało ogłoszone, z reguły samo się nie wydarza.

4. Odżywianie i badania

Osoby zatrudnione na etacie mają badania okresowe i kogoś, kto o nich przypomina. Przedsiębiorcy nie mają ani jednego, ani drugiego — i dlatego badania robią zwykle wtedy, kiedy zaczyna coś boleć. Najprostsze rozwiązanie to przypiąć je do stałej daty w roku, na przykład do miesiąca urodzin, i traktować jak coroczny przegląd. Kamila Rowińska rezerwuje na to jeden dzień w kalendarzu i załatwia całość za jednym razem, zamiast rozkładać wizyty na miesiące.

5. Własny rozwój

Najczęstszy powód, dla którego kobiety nie jadą na szkolenie, brzmi „bo kto zostanie z dziećmi”. To bariera realna, ale prawie zawsze rozwiązywalna — pod warunkiem, że zajmiesz się nią odpowiednio wcześnie. Kamila Rowińska ustalała opiekę i kupowała bilet nawet pół roku przed wydarzeniem. Pół roku wcześniej babcia, tata albo przyjaciółka mają puste terminy i mogą powiedzieć „tak”. Tydzień wcześniej mają swoje plany i mogą powiedzieć tylko „nie”. Dobrze działa też wymiana: w jeden weekend Wy bierzecie dzieci znajomych na nocleg, w kolejny oni biorą Wasze.

6. Wyjazdy

Wakacje, weekendy we dwoje, wypady rodzinne — wszystko, co wymaga rezerwacji i cudzej dyspozycyjności. Wcześniejsza decyzja to nie tylko wygoda, to też pieniądze: bilety i noclegi kupowane z wyprzedzeniem kosztują mniej niż te kupowane w panice. A jeśli budżet w tym sezonie nie pozwala na wyjazd, zostaje wariant, który świetnie się sprawdza: zamiana mieszkaniami ze znajomymi z innego miasta. Zmiana otoczenia kosztuje wtedy tylko tyle, co dojazd.

Przykład w liczbach: gdzie właściwie jest te sześć obszarów

„Nie mam na to czasu” brzmi jak fakt, dopóki się tego nie policzy. Zróbmy rachunek na tygodniu osoby pracującej na pełen etat.

• Tydzień: 168 godzin
• Sen, 7 godzin dziennie: −49
• Praca 8 godzin przez 5 dni plus godzina dojazdu dziennie: −45
• Posiłki, higiena, podstawowe obowiązki domowe, 2 godziny dziennie: −14
• Zostaje: 60 godzin

Teraz wpiszmy w te 60 godzin cały sezonowy plan z sześciu obszarów:

• rodzinna kolacja raz w tygodniu — 2 h
• wieczór we dwoje co drugi tydzień — 1,5 h w przeliczeniu na tydzień
• dowóz na zajęcia dzieci — 2 h
• własny rozwój, czyli kurs, książka albo szkolenie — 3 h
• ruch i sprawy zdrowotne — 2 h

Razem 10,5 godziny. Po wpisaniu wszystkiego zostaje jeszcze blisko 50 godzin luzu w tygodniu. To nie jest rachunek, który ma udowodnić, że masz mnóstwo wolnego — te 50 godzin rozchodzi się na odpoczynek, znajomych, nadgodziny i zwykłe życie. To rachunek, który pokazuje coś innego: plan z sześciu obszarów zajmuje niecałe 18% wolnego czasu. Problemem nie jest doba. Problemem jest brak decyzji, więc te godziny wypełniają się same — najczęściej telefonem.

Jeśli chcesz zobaczyć, gdzie konkretnie u Ciebie te godziny przeciekają, pomocny będzie tekst Jak mieć więcej czasu — wyzwanie.

Dwa narzędzia zamiast dziesięciu

Im więcej aplikacji, tym mniej wiadomo, gdzie co jest. W praktyce wystarczą dwa miejsca i warto trzymać się podziału między nimi.

Kalendarz — na wszystko, co ma godzinę. Spotkania, dowozy, kolacja rodzinna, wizyta u lekarza, wyjazd. Kluczowa jest jedna rzecz, o której mówi Kamila Rowińska: kalendarz warto udostępnić. Rodzinie i zespołowi. Nie po to, żeby się kontrolować, tylko po to, żeby przestać odpowiadać na pytania „jesteś wolna w czwartek?”. Współdzielony kalendarz likwiduje połowę ustaleń, zanim ktokolwiek je zacznie.

Jedno miejsce na zadania — na wszystko, co nie ma godziny. Papierowy planer, zeszyt albo aplikacja — mniej ważne. Ważne, żeby było jedno. Zadania rozsypane po karteczkach, notatkach w telefonie i głowie zajmują uwagę nawet wtedy, kiedy ich nie robisz.

Jeśli chcesz zejść z poziomu sezonu na poziom pojedynczego dnia, praktyczne wskazówki znajdziesz w tekście Jak zaplanować dzień w związku i w rodzinie.

Checklista: przegląd sezonu w 45 minut

Usiądź z kalendarzem i kartką. Nie musisz mieć na to weekendu.

• 10 min — przejrzyj postanowienia i cele z początku roku. Przy każdym postaw procent wykonania.
• 5 min — przy każdym dopisz „służy” albo „nie służy”. To, co nie służy, skreśl teraz, a nie w grudniu.
• 5 min — dwie listy: czego za dużo, czego za mało.
• 5 min — jedna rzecz, która się nie udała, i jeden konkretny wniosek na przyszłość.
• 5 min — budżet: czy mieścisz się w założeniach, co zjadło rezerwę.
• 10 min — sześć obszarów: przy każdym zapisz jedną decyzję na nowy sezon.
• 5 min — wpisz do kalendarza wszystko, co ma godzinę. Wszystko, bez wyjątku.

Jeśli po tych 45 minutach coś nie trafiło do kalendarza — nie zdarzy się. To nie jest surowa zasada, tylko obserwacja, która sprawdza się rok po roku.

Pięć błędów, które kosztują najwięcej

1. Planowanie bez przeglądu. Dopisywanie nowych celów do listy, z której nic nie zostało skreślone, kończy się listą, na którą nie chce się patrzeć.
2. Cele bez daty. „Zacznę ćwiczyć” to intencja. „Wtorek i czwartek, 7:00″ to plan. Różnica jest całkowita.
3. Czekanie do stycznia. Cztery miesiące odłożone na start, bo „nowy rok to lepszy moment”. Nie jest lepszy, jest tylko bardziej symboliczny.
4. Planowanie tylko pracy. Kalendarz pełen spotkań zawodowych i pusty po godzinie 17:00 to nie jest kalendarz zrównoważony — to kalendarz, w którym życie prywatne dostaje resztki. Więcej na ten temat w tekście Czy istnieje work-life balance?
5. Zbyt późne pytanie o pomoc. Opieka nad dziećmi, zastępstwo w pracy, przysługa od rodziny — proszone tydzień wcześniej prawie zawsze kończą się odmową. Proszone pół roku wcześniej prawie zawsze się układają.

Najczęstsze pytania

Czym różni się zarządzanie sobą w czasie od zarządzania czasem?

Zarządzanie czasem skupia się na technikach, które mają pozwolić zmieścić więcej w tej samej dobie. Zarządzanie sobą w czasie przenosi punkt ciężkości na decyzje: co w ogóle ma się wydarzyć i czego świadomie nie robisz. Czas jest stały, więc realnie zarządzasz tylko sobą.

Od czego zacząć, jeśli nigdy wcześniej nie planowałam?

Od jednego obszaru, nie od sześciu. Wybierz ten, który najbardziej Ci doskwiera, i wpisz do kalendarza jedną rzecz na tydzień. Kiedy przez miesiąc się utrzyma, dołóż kolejny obszar. Próba wdrożenia całego systemu naraz kończy się porzuceniem go po dwóch tygodniach.

Czy planowanie nie odbiera spontaniczności?

Nie, o ile pamiętasz, że plan jest Twój i możesz go zmienić. Spontanicznie odwołać zaplanowany wieczór da się zawsze. Spontanicznie pojechać na wyjazd, którego nikt nie zarezerwował i na który nikt nie zwolnił sobie terminu — już nie.

Papierowy planer czy aplikacja?

To, z czego naprawdę korzystasz. Sprawdzony układ to kalendarz elektroniczny na terminy — bo można go udostępnić rodzinie i zespołowi — plus jedno stałe miejsce na zadania bez godziny. Najgorszy wariant to trzy narzędzia jednocześnie i żadne prowadzone do końca.

Co zrobić, kiedy plan się sypie w połowie sezonu?

Zrobić przegląd wcześniej, zamiast czekać do końca roku. Plan, który się posypał, jest informacją — najczęściej o tym, że był za ambitny albo dotyczył celu, który przestał służyć. Skorygowanie planu w listopadzie jest normalną częścią pracy, a nie porażką.

Podsumowanie

Zarządzanie sobą w czasie sprowadza się do trzech ruchów, powtarzanych raz na sezon. Najpierw przegląd — sześć pytań, dwie listy, żadnego dopisywania nowych celów, dopóki stare nie zostaną rozliczone. Potem sześć obszarów: obowiązki domowe, zajęcia dzieci, rytuały rodzinne, zdrowie i odżywianie, własny rozwój, wyjazdy. Na końcu wpis do kalendarza, bo to jedyny moment, w którym decyzja przestaje być intencją.

Nie potrzebujesz do tego więcej godzin. Jak pokazuje rachunek powyżej, cały plan mieści się w niecałych 18% czasu, który i tak masz. Potrzebujesz decyzji — i jednego popołudnia we wrześniu, żeby ją podjąć.

Chcesz przerobić to z prowadzeniem, a nie samodzielnie?

Sam przegląd i sześć obszarów możesz zrobić dziś, z kartką. Jeśli jednak problemem jest to, że doba wciąż wydaje się za krótka, a lista zadań nigdy się nie kończy, to znak, że warto popracować nad systemem, a nie nad kolejnym postanowieniem.

➤ Zarządzanie w niedoczasie — kurs online — praktyczny kurs o tym, jak pracować, kiedy czasu jest obiektywnie za mało: co odpuścić, co oddać i jak ustawić priorytety, żeby dzień się domykał.

Warto zajrzeć również do:

• Model coachingowy. Jak skutecznie wytyczać i osiągać swoje cele — jeśli przegląd pokazał Ci, że cele były źle postawione od początku.
• Delegowanie zadań w rodzinie — jeśli największym obciążeniem jest dom i nowy podział obowiązków.
• Budżet domowy — planowanie i zarządzanie — jeśli budżetowa część przeglądu okazała się najtrudniejsza.
• Kobieta Niezależna — kurs online — pełny program rozwojowy Kamili Rowińskiej.

Źródła
Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, „Najpierw rzeczy najważniejsze” (org. „First Things First”, 1994) — rozróżnienie między zarządzaniem czasem a zarządzaniem samym sobą.
Wyliczenia godzinowe w części „Przykład w liczbach” są opracowaniem własnym redakcji na podstawie tygodnia liczącego 168 godzin.

Artykuł został opracowany między innymi na podstawie materiału: «Co wpływa na moją skuteczność? POWER PONIEDZIAŁEK #120», opublikowanego na kanale Kamila Rowińska w serwisie YouTube. Treść została rozbudowana, zweryfikowana i uzupełniona o dodatkowe źródła, przykłady oraz opracowanie własne.